一言でいうと
ワークフローとは、ある仕事を進めるときに「誰が」「どの順番で」「何をするか」を決めたルールのことです。
もう少し詳しく
会社で書類を承認する流れを想像してください。従業員が申請書を出す → 上司がチェック → 部長が判こを押す → 経理部門が処理する、という段階があります。この流れ全体がワークフローです。
つまり、複数の人や複数のステップを経て進む仕事の流れを「見える化」して整理したものなのです。ワークフローを決めておくことで、誰もが同じ手順で仕事を進められるようになります。
よく使われる場面
- 購買申請：商品を買いたいときに、誰に承認してもらうかの流れ
- 休暇申請：休みを取りたいときに、どの上司に報告するかの順序
- 問題報告：システムに不具合が出たときの報告と対応の手順
- データ処理：複数の部門で順番にデータをチェックする作業
これらの業務では、決められた順序で進まないとトラブルが起きやすいため、ワークフローが活躍します。
関連する言葉
- プロセス：仕事を進める過程そのもの
- 承認：上司や管理者が「OK」を出すこと
- ステップ：ワークフローの一つ一つの段階
- 自動化：ワークフロー管理システムで、人間の手を減らすこと